5 Aplikasi Perjalanan Bisnis Terbaik untuk Perusahaan, Bikin Manajemen Travel Lebih Efisien

ilustrasi pembuatan perjalanan bisnis (freepik)

INDOZONE.ID - Perjalanan bisnis sering menjadi bagian penting dalam aktivitas perusahaan, mulai dari meeting dengan klien hingga menghadiri konferensi atau kunjungan kerja. 

Namun tanpa sistem yang terorganisir, proses pemesanan tiket, hotel, hingga laporan pengeluaran, bisa menjadi cukup rumit.

Oleh karena itu, banyak perusahaan mulai memanfaatkan aplikasi perjalanan bisnis untuk membantu mengelola semuanya dalam satu platform. 

Nah bagi kamu yang masih bingung, berikut beberapa rekomendasinya.

Apa Itu Aplikasi Perjalanan Bisnis?

Aplikasi perjalanan bisnis adalah platform digital yang membantu perusahaan mengelola seluruh proses perjalanan dinas karyawan.

Sistem ini biasanya mencakup pemesanan tiket pesawat, hotel, transportasi lokal, hingga pengelolaan laporan biaya perjalanan.

Dalam praktiknya, travel management system (TMS) memungkinkan perusahaan memantau perjalanan dinas mulai dari tahap pengajuan, persetujuan, hingga pelaporan biaya secara terpusat.

Dengan cara ini, perusahaan dapat mengurangi proses manual yang biasanya memakan waktu serta meminimalkan risiko kesalahan dalam pengelolaan anggaran perjalanan.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Travel Management System

Penggunaan aplikasi perjalanan bisnis memberikan berbagai keuntungan bagi perusahaan, terutama dalam hal efisiensi dan pengendalian biaya, berikut penjelasan lengkapnya: 

1. Proses Pemesanan Lebih Cepat dan Praktis

Aplikasi TMS memungkinkan karyawan memesan tiket pesawat, hotel, atau transportasi langsung melalui satu platform. Proses ini mengurangi kebutuhan menggunakan banyak aplikasi berbeda untuk satu perjalanan.

Selain itu, sistem biasanya sudah terhubung dengan berbagai penyedia layanan perjalanan sehingga proses pemesanan menjadi lebih cepat dan praktis.

2. Kontrol Anggaran Perjalanan Lebih Transparan

Travel management system membantu perusahaan memantau pengeluaran perjalanan secara real-time.

Baca juga: Ingin Mulai Bisnis dari Rumah? Aplikasi Ini Sediakan Top Up Murah

Dengan dashboard khusus, tim keuangan dapat melihat seluruh biaya perjalanan yang dikeluarkan karyawan. Hal ini membantu perusahaan mengontrol anggaran sekaligus mencegah pemborosan yang tidak perlu.

3. Laporan Pengeluaran Otomatis

Salah satu fitur utama aplikasi perjalanan bisnis adalah otomatisasi laporan pengeluaran. Sistem dapat mencatat biaya perjalanan seperti tiket, hotel, atau transportasi secara otomatis tanpa harus dicatat manual.

Integrasi ini membuat proses reimbursement menjadi lebih cepat dan akurat.

4. Kepatuhan terhadap Kebijakan Perusahaan

Travel management system juga membantu memastikan perjalanan karyawan tetap sesuai dengan kebijakan perusahaan.

Sistem dapat memberi peringatan jika karyawan memesan layanan yang tidak sesuai dengan aturan perusahaan.

Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga pengeluaran tetap terkendali.

Rekomendasi Aplikasi Perjalanan Bisnis untuk Perusahaan

Berikut beberapa contoh aplikasi travel management system yang banyak digunakan perusahaan:

1. SAP Concur

SAP Concur adalah salah satu platform travel management yang cukup populer di kalangan perusahaan besar.

Aplikasi ini menawarkan fitur pemesanan perjalanan, manajemen pengeluaran, serta laporan biaya otomatis.

Platform ini juga membantu perusahaan meningkatkan efisiensi operasional melalui sistem otomatisasi pengeluaran perjalanan.

2. Navan

Navan merupakan platform manajemen perjalanan bisnis yang menggabungkan sistem pemesanan perjalanan dengan kontrol pengeluaran perusahaan.

Aplikasi ini juga menyediakan rekomendasi perjalanan berbasis teknologi untuk membantu karyawan memilih opsi perjalanan terbaik.

Selain itu, Navan menyediakan visibilitas biaya perjalanan secara real-time, sehingga perusahaan dapat memantau anggaran dengan lebih mudah.

3. Expensify

Expensify dikenal sebagai aplikasi manajemen pengeluaran yang juga mendukung pengelolaan perjalanan bisnis. Sistem ini dapat mengotomatiskan pencatatan pengeluaran serta mempermudah proses pelaporan biaya perjalanan.

Fitur pemindaian struk otomatis membuat proses administrasi perjalanan menjadi lebih sederhana.

4. TravelPerk

TravelPerk adalah platform perjalanan bisnis modern yang menyediakan pemesanan tiket, hotel, serta integrasi dengan sistem pengeluaran perusahaan.

Baca juga: 5 Pilihan Aplikasi Lari Selain Strava yang Patut Dicoba, Akurat dan Mudah Dipakai

Sistem ini juga memiliki fitur pembatalan fleksibel dan analisis biaya perjalanan. Fitur ini membantu perusahaan mengelola perjalanan bisnis secara lebih efisien.

5. Mekari Expense

Mekari Expense merupakan platform manajemen pengeluaran yang juga memiliki modul pengelolaan perjalanan bisnis. Sistem ini menggabungkan pemesanan perjalanan dengan pelaporan biaya dalam satu dashboard terintegrasi 

Tips Memilih Aplikasi Perjalanan Bisnis untuk Perusahaan

Memilih aplikasi travel management system tidak boleh dilakukan sembarangan karena harus disesuaikan dengan kebutuhan operasional perusahaan. Berikut beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

1. Sesuaikan dengan skala bisnis, karena perusahaan kecil biasanya membutuhkan aplikasi yang lebih sederhana dibandingkan perusahaan besar.
2. Perhatikan fitur integrasi, pastikan aplikasi dapat terhubung dengan sistem akuntansi atau keuangan perusahaan.
3. Pilih aplikasi yang memiliki laporan otomatis, agar tim keuangan lebih mudah memantau dan mengelola pengeluaran perjalanan bisnis.
4. Pastikan tersedia fitur kontrol kebijakan perjalanan, sehingga perusahaan dapat menjaga pengeluaran tetap sesuai aturan yang berlaku.

Dengan menggunakan aplikasi perjalanan bisnis yang tepat, perusahaan dapat mengelola perjalanan dinas karyawan secara lebih efisien dan terorganisir.  Selamat mecoba ya!